Was Datenschutz für Unternehmen bedeutet und wie man als Unternehmen seine Datenschutzpflichten erfüllt

Was ist die DSGVO?

In der realen Welt hat man das Recht auf Privatsphäre. Die DSGVO sorgt dafür, dass diese Privatsphäre auch in der digitalen Welt Gültigkeit hat. Um diese Privatsphäre sicherzustellen, regelt die DSGVO welche Rechte ein jeder von uns hat und welche Pflichten ein Unternehmen erfüllen muss. Klingt einleuchtend, oder?

Bei der DSGVO handelt es sich um eine EU-weite Regelung, die den Schutz personenbezogener Daten eines jeden EU-Bürgers umfasst. Das heißt, dass jedes Unternehmen, welches Daten von EU Bürgern sammelt, speichert und verarbeitet, die DSGVO einhalten muss – unabhängig davon in welchem Land der Welt das Unternehmen sitzt und der EU-Bürger sich befindet.

Was bedeutet die DSGVO für Unternehmer und im speziellen KMUs?

Viele Unternehmen verbinden Datenschutz mit der Datenschutz-Erklärung auf der Webseite. Datenschutz ist aber mehr als das. Hier sind die wichtigsten Pflichten für Unternehmer kurz zusammengefasst:

• Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten (VVT): Hier dokumentierst du alle Prozesse, bei denen du personenbezogene Daten sammelst, speicherst oder verarbeitest. Wenn du das VVT sauber führst, hast du bereits die Basis für alle anderen Pflichten gelegt.
• Technische und Organisatorische Maßnahmen (TOM): Damit definierst du, wie du personenbezogene Daten in deinem Unternehmen schützt.
• Datenschutz-Folgeabschätzungen (DSFA): Hier analysierst du die Risiken deiner Datenverarbeitung für die Betroffenen und triffst gegebenenfalls zusätzliche Schutzmaßnahmen.
• Auftragsverarbeitungs-Vereinbarungen (AVV): Diese Verträge schließt du mit externen Unternehmen ab, die in deinem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, z. B. deinem Steuerberater, Webseiten-Betreiber oder Microsoft, weil du Outlook nutzt.
• Datenschutz-Erklärung: Hier erklärst du deinen Kunden unter anderem genau, welche Daten du erhebst, was du mit diesen Daten machst, wer sonst noch in die Verarbeitung involviert ist und wie lange du die Daten behältst.
• Löschkonzept: Lege fest, wann und wie du Daten löschst, um die Rechte deiner Kunden zu wahren.
• Zustimmungs-Verwaltung (Consent Management): Wenn du die Zustimmung deiner Kunden zur Datenverarbeitung benötigst, musst du diese dokumentieren und verwalten.
• Umgang mit Datenschutz-Vorfällen und Anfragen: Sei vorbereitet, wie du mit Datenpannen und Anfragen von Kunden zu ihren Daten umgehst.
• Regelmäßige Überprüfung: Stelle sicher, dass alle Maßnahmen und Dokumente immer auf dem neuesten Stand sind.
• Datenschutz-Beauftragter (DSB): Wird von den meisten Unternehmen benötigt und stellt sicher, dass alle DSGVO Pflichten korrekt umgesetzt sind. Außerdem ist der DSB der Ansprechpartner für Datenschutzthemen sowohl im Unternehmen als auch für externe Personen und Einrichtungen wie die Datenschutzbehörde.

Neben den genannten Pflichten solltest du unbedingt folgende Datenschutz-Grundsätze befolgen:

• Sammle nur Daten, die du wirklich für die Erfüllung eines Zweckes benötigst.
• Mache Daten nur jene zugänglich, die den Zugang wirklich benötigen.
• Verwende Daten nicht für Zwecke, denen dein Kunde nicht zugestimmt hat.
• Lösche Daten, wenn du sie nicht mehr benötigst

Zu den einzelnen Pflichten und wie man diese als KMU am besten angeht, findest du auf metasoul.com weitere Blogposts.

Das Problem vieler KMUs

Die Umsetzung der DSGVO erfordert Zeit, Wissen und Geld. Viele KMUs fühlen sich überfordert und ignorieren die Regeln – mit dem Risiko hoher Strafen. Doch Strafen sind nicht das einzige Problem. Medial zwar nicht so präsent, aber viel häufiger vorkommend, sind Unternehmen mit Schadensersatzforderungen konfrontiert, weil Anwälte oder Privatpersonen Unstimmigkeiten in den Datenschutzpraktiken des Unternehmens gefunden haben. Ein potenzieller Imageschaden und negativer Nachrede sind weitere Folgen von Verstößen, die publik werden.

Wer haftet für Datenschutzvergehen?

Die Haftung für Verstöße gegen die DSGVO liegt in erster Linie bei den Unternehmen oder Organisationen, die die Daten verarbeiten. Ein Verstoß liegt vor, wenn einer der vorher genannten Pflichten nicht erfüllt wird. Wichtig: Sollte nachgewiesen werden, dass Datenschutzvorgaben ignoriert wurden, haftet die Geschäftsführung auch mit ihrem Privatvermögen. 

Wie dir Metasoul hilft, die DSGVO Vorgaben zu erfüllen?

Metasoul unterstützt dich dabei, deine Sorgfaltspflicht gegenüber der DSGVO einzuhalten und so Strafen und persönliche Haftungen zu vermeiden:

• Zeit sparen: automatische Erstellung von Dokumenten durch die Erstellung eines Unternehmens-Steckbriefes.
• Kein Spezialwissen notwendig: Du benötigst kein Datenschutzexperte zu sein. Metasoul erklärt dir alles nötige auf dem Weg zur DSGVO Konformität verständlich, mit einfacher Schritt-für-Schritt-Anleitung über eine klar strukturierte Aufgabenverwaltung.
• Günstige Lösung: Spare Geld im Vergleich zu teuren Beratern oder Strafen durch ein leistbares Abo-Modell.

Während du derzeit mit Metasoul das Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten, relevante TOMs und deine Auftragsverarbeiter in den Griff bekommst, kannst du bald schon auf Knopfdruck Datenschutz-Erklärungen und Auftragsverarbeiter-Vereinbarungen erstellen. Solltest du einmal eine brennende Frage haben, kannst du diese über unsere Supportfunktion stellen. Du wirst nicht im Stich gelassen.

Fazit

Die DSGVO ist eine wichtige Regelung, die den Schutz personenbezogener Daten in der EU stärkt. Verstöße können jedoch ernsthafte Konsequenzen haben, einschließlich hoher Geldstrafen. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass sie die Bestimmungen der Verordnung einhalten, um sich und ihre Kunden zu schützen. Metasoul kann dabei helfen, Zeit und Geld zu sparen sowie fehlende Datenschutzkompetenzen auszugleichen.